Efektivní vedení přes příliš mnoho schůzí

Jak zůstat produktivní a věnovat se skutečné práci, když se zdá, že schůzky zabírají všechen čas

Únor 2026 9 min čtení Středně pokročilý

Skupina čtyř profesionálů diskutuje u kulatého stolu se šálkem kávy a notebookem

Pojďme si být upřímní — schůzí je až moc. Průměrný manažer tráví 23 hodin týdně na schůzích. To není typografická chyba. Jsou to opravdu hodiny, kdy se koukat na web kameru místo abychom dělali věc, která nás vlastně dostala do vedení. Není divu, že lidi říkají, že se necítí produktivní.

Ale tady je ta věc — schůzky nezmizí. Nejsou to jen překážky v cestě k „skutečné” práci. Schůzky JSOU součást vaší práce. Jak se s tím vyrovnáte? Jak se z těchto nekonečných kalendarů dostanete ven a zároveň si zachováte přehled? Není to tak těžké, jak se zdá.

Vedoucí týmu pracující na počítači s více otevřenými záložkami a zaplněným kalendárem

Proč je to problém? A není to jen pocit

Nejde o to, že se cítíte unaveni. Schůzky opravdu snižují produktivitu. Výzkum od Microsoftu ukázal, že manažeři, kteří mají více než 8 schůzí denně, hlásí nejnižší úroveň zaměstnanecké angažovanosti. Proč? Protože se nikdy nedostanou do hlubokého soustředění.

Tady je konkrétní problém: každá schůze vás vyrušuje. Vrátit se do toho, co jste dělali před ní, trvá 15-20 minut. Máte tři schůzky v řadě? To je hodina čistého času jen na přepínání mozku. A to se počítají jen ty schůzky, nikoliv čekání, aby se všichni připojili, nebo hledání té správné místnosti. Realita je ještě horší.

Kalendář přeplnený barvitými schůzkami bez volného místa, stresovaná osoba si drží hlavu

Čtyři věci, které se skutečně pracují

Tady nejsou žádné magické triky. Jednoduše věci, které vedoucí týmů používají a která opravdu snižují počet schůzí bez toho, aby přišli o důležité informace.

Stanoveného dne bez schůzí (Meeting-free days)

Pondělky a pátky. Bez schůzí. Začíná to jednoduše — zvolte si jeden den v týdnu, kdy se prostě nestane. Nikdo nemůže rezervovat schůzi. Výsledek? Váš tým má dlouhý čas na opravdu důležitou práci. A vy také. Některé firmy, jako třeba Slack, to dělají. Produktivita vzroste během prvního měsíce.

Standardní doba schůzí (Default meeting slots)

Místo aby byla schůze tak dlouhá, jak chcete, udělejte ji o 15 minut kratší. Namísto jedné hodiny — 45 minut. Namísto 30 minut — 15. Lidi budou být ostřejší. Předem si ujasní, co je nejdůležitější. Nebudete se bavit do poslední minuty jen proto, že čas zbývá.

Agenda před schůzí (Agenda-first rule)

Bez agendy — bez schůze. Pošlete agendě 24 hodin dopředu. Pokud je prázdná nebo je příliš vágní, schůze se zruší. Lidi si ji připraví. Schůze začínají včas. Končí včas. Nejsou to jen nestrukturované hovory, kde se o všem mluví o ničem.

Asynchronní komunikace kde je to možné (Async-first thinking)

Opravdu to potřebuje schůzi? Nebo může být to Slack zpráva? Nebo detailní e-mail se záznamy? Někdy se schůze vůbec nemusí konat. Lidi si mohou přečíst, dát komentář, odpovědět v jejich čase. Je to pomalejší, ale dostanete lépe promyšlené odpovědi.

Jak to prakticky zavést v příštím týdnu

Nechcete vám říci, aby ste to dělali všechno najednou. Začněte s jedním.

Pondělí: Zvolte si svůj den bez schůzí. Napište jej do svého kalendáře jako „Do Not Schedule Meeting”. Sdělte to svému týmu — vysvětlete, proč to děláte.

Středa: Přepište své výchozí délky schůzí. Všechny jednohodinové schůze se změní na 45 minut. Všechny půlhodinové na 15 minut. Lidi si na to zvyknou během druhého týdne.

Pátek: Zkontrolujte své schůze z tohoto týdne. Která z nich mohla být e-mail? Která by se bez problémů zrušila? Příští týden se pokuste tuto změnu udělat.

To je všechno. Není to složité. Ale je to systematické a opravdu to funguje.

Plánování a organizace s barevnými poznámkami a optimalizovaným kalendářem

Realita versus ideál

“Snažím se to dělat, ale potřebujeme opravdu ty schůzky. Někdy se bez nich neobejdeme.”
— Typická zpětná vazba od vedoucího

A máte pravdu. Někdy je schůze nezbytná. Něco vyžaduje synchronní diskusi. Něco vyžaduje vizuální sdílení obrazovky nebo realtime rozhodnutí. To je v pořádku.

Ale zde je klíčová věc: ne všechny schůzky jsou stejně nezbytné. Někdy je to jen zvyk. „Vždycky jsme měli čtvrtletní přehled schůzi v pondělí v 10 hodin.” Proč? Protože se to tak dělá. Neznamená to, že to má smysl.

Skutečnost je taková, že když budete pečlivě vybírat, kterou schůzi skutečně potřebujete, zbývá vám více času na práci, která se skutečně liší. A váš tým? Bude šťastnější. Produktivnější. Méně vyčerpaný.

Klíčové poznatky

Schůzky nejsou vaší práce — jsou součástí vaší práce. Spravujte je jako byste spravovali rozpočet.

Jeden den bez schůzí týdně + kratší schůzky + agendy + asynchronní komunikace = znatelný rozdíl v produktivitě.

Začněte malými kroky. Jednou věcí. Příští týden.

Váš tým to bude milovat. Budou mít čas na skutečnou práci.

Chcete více tipů na vedení?

Zjistěte, jak se stát skutečným lídrem bez agresivity a jak motivovat tým bez zvyšování platů.

Podívejte se na více článků

Poznámka k obsahu

Tento článek je zaměřen na vzdělávání a sdílení obecných nejlepších praktik v oblasti vedení. Každá organizace je jedinečná a to, co funguje v jedné firmě, nemusí fungovat v jiné. Doporučujeme vždy přizpůsobit tipy vaší konkrétní situaci a poradit se s vašimi kolegami a podřízenými. Výsledky se mohou lišit v závislosti na kultuře vaší společnosti, typu práce a dynamice týmu.